«Невидимые» документы: как ЮНИИ ИТ усовершенствовал рабочие процессы

01.03.17

В Югорском НИИ информационных технологий отказались от бумажных документов в пользу электронных. Практика показывает: это экономит и время, и силы, и деньги. Уникальный для нашего округа опыт!

В Югорском НИИ информационных технологий отказались от бумажных документов в пользу электронных. Практика показывает: это экономит и время, и силы, и деньги. Уникальный для нашего округа опыт!

По сути, единственный документ в бумажном виде, с которым приходится сталкиваться сотрудникам института, это заявление о приеме на работу. Всё остальное, от всевозможных договоров до служебных записок, существует в электронном виде. «Беготня» с бумагами по кабинетам, чтобы проставить подписи и печати, уже в далеком прошлом: электронный документооборот до предела упрощает взаимодействие. Один щелчок мышью – и нужный документ попадает к другому специалисту. А тот в свою очередь может моментально просмотреть его и поставить электронную подпись.

Систему электронного документооборота ЮНИИ ИТ внедрил еще два года назад, добившись в этом направлении больших успехов: «Если бумажный документ приходилось согласовывать в среднем от трех до пяти дней, то электронный проходит этот процесс в течение нескольких часов. Дело в том, что нередко сотрудники, чье согласование требовалось, были заняты и откладывали подписание на потом. Так процедура затягивалась, а порой документы терялись, и приходилось их заново составлять и проходить тот же круг согласования», – поясняет Александр Зыков, руководитель института.

Решилась и еще одна проблема – отсутствие архива. Теперь все документы находятся в электронном хранилище: потерять их невозможно. Там же аккумулируются все проекты и задачи института.

Объемы электронного документооборота института поражают воображение: только в 2016 году «безбумажных» документов создали порядка 40 тысяч! Благодаря СЭДу ЮНИИ ИТ внедрил и новые, более удобные рабочие процессы. Например, уведомления об отпуске согласно графику: теперь не нужно делать отметки в календаре, система сама напомнит о долгожданных днях отдыха. «Это очень удобно: за две недели мне приходит уведомление об отпуске, я могу подписать его либо составить заявление о переносе отпуска, сокращении дней отдыха и т. д. А потом отправляю задачу дальше по типовому маршруту. Это занимает буквально считанные минуты», – комментирует Валерия Жукова, специалист Центра информации и общественных связей института.

На этом амбициозные планы ЮНИИ ИТа не заканчиваются. Институт планирует запустить еще один сервис, который позволяет за считанные секунды отправлять и принимать документы контрагентам и партнерам института. Нет необходимости объяснять, насколько это упрощает работу и экономит средства, которые раньше тратились на курьерскую доставку. За такими технологиями – будущее, и именно на них стоит обратить внимание югорским предпринимателям.

#Вопросы

Остались вопросы или
возникла проблема?

Вы можете задать интересующие вопросы, позвонив по телефону

8 (800) 101 01 01

или написав письмо на наш электронный адрес

fond@sb-ugra.ru

*/?>